Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Наши сотрудники самостоятельно планируют 15-20 поездок в день
Как в CDEK ускорили оформление командировок в 10 раз и обеспечили безопасность персональных данных
35 000 сотр.
размер компании
4000+
количество поездок за год
654
количество командируемых
Алина Плеханова
офис-менеджер CDEK
Запрос
Автоматизировать процесс, бронировать командировки быстрее и безопасно хранить данные сотрудников
Способ бронирования
Сотрудники сами выбирают билеты и отели
Инструменты Smartway
Клиент
CDEK — это логистическая компания, которая занимается курьерской доставкой грузов и документов для организаций и частных лиц по России и миру. Основные направления командировок — это Москва, Санкт-Петербург и Новосибирск.
Частые цели поездок:
1
стратегические сессии руководителей и департаментов,
2
встречи с партнерами и франчайзи,
3
аудиты других филиалов,
4
знакомства с командой.
Например, в IT-департаменте много удаленных сотрудников из разных городов. Они приезжают в офисы в Новосибирске или Санкт-Петербурге, чтобы познакомиться с коллегами.
Как организовывали командировки раньше
Билеты и жилье бронировали несколько менеджеров через классическое тревел-агентство: данные о каждой поездке собирали вручную у сотрудников, отправляли подрядчику в личной переписке и ждали подтверждения бронирований.
Алина Плеханова
офис-менеджер CDEK
«У нас был контрагент, который напоминал турагентство без автоматизированной платформы. Для оформления заказа нужно было писать менеджеру в WhatsApp, какие билеты или гостиницу нужно забронировать для сотрудника. Туда же отправляли персональные данные и документы».
Какие были трудности и как их решили
1. Оформляли поездку сотруднику 3-4 часа → сократили до 10 минут
Что не устраивало
На оформление командировки одного сотрудника уходило 3-4 часа, но могло затянуться на пару дней.
Алина Плеханова
офис-менеджер CDEK
«Сначала нужно было подобрать рейс и уточнить у агентства наличие мест. Потом предоставить все данные сотрудника, дождаться подтверждения от поставщика и сами билеты. По такой же схеме бронировали отели».
Чем помог Smartway
Теперь ищут, подбирают и бронируют билеты и отели не дольше 10 минут.
Алина Плеханова
офис-менеджер CDEK
«За это время мы выбираем удобный рейс, заказываем трансфер до аэропорта и обязательно бронируем гостиницу. В итоге все заказы оформляем одним нажатием кнопки».
2. Было много ошибок в групповых поездках → от них избавились и стали оформлять быстрее
Что не устраивало
Групповой выезд начинали оформлять сильно заранее, чтобы успеть исправить ошибки в данных.
Алина Плеханова
офис-менеджер CDEK
«Очень тяжело давалось оформление поездок для групп сотрудников. Бывают выезды для 100 человек. Такие командировки начинали оформлять за несколько месяцев, потому что всегда выскакивали проблемы, например, ошибки в данных со стороны поставщика, нехватка мест и т. д.»
Чем помог Smartway
Теперь групповые поездки оформляют в одном заказе, даже срочные.
Алина Плеханова
офис-менеджер CDEK
«В сервисе можно приобретать за один клик несколько билетов для разных сотрудников. Так мы сразу знаем, что места есть для всех, и ошибок не возникает».
3. Согласование длилось часами → его ускорили в 10 раз
Что не устраивало
Личная коммуникация с сотрудниками и контрагентом растягивалась на несколько часов или даже рабочих дней.
Алина Плеханова
офис-менеджер CDEK
«Общались либо по почте, либо в мессенджерах, и сотрудники часто пропускали письма. Из-за этого за день успевали организовать всего 2−3 командировки».
Чем помог Smartway
Доверили бронирование поездок сотрудникам и увеличили скорость оформления почти в 10 раз. Они выбирают варианты в рамках лимитов и решают трудности внутри одной платформы в пару кликов. Администратор контролирует бюджет, документы и форс-мажоры в том же сервисе.
Алина Плеханова
офис-менеджер CDEK
«Сейчас наши сотрудники самостоятельно планируют свои командировки, в среднем оформляют 15-20 поездок в день».
4. Отправляли личные данные в мессенджере → автоматизировали заполнение и обеспечили их безопасность
Что не устраивало
Отправлять паспортные данные через личную переписку в мессенджере было рискованно, а безопасность персональных данных сотрудников является приоритетом для CDEK.
Чем помог Smartway
Администратор один раз вносит данные сотрудников в систему или выгружает одним нажатием из «1С». Они автоматически подтягиваются при бронировании билетов. Это быстро и конфиденциально.
Алина Плеханова
офис-менеджер CDEK
«Мы один раз регистрируем сотрудника. Для этого вводим всю информацию, и она сохраняется в карточку. Каждый следующий раз экономим время, потому что не надо заполнять заново паспортные данные и контакты».
5. Теряли деньги на комиссии агентству → стали экономить с помощью нескольких инструментов сервиса
Что не устраивало
Контрагенты берут сервисный сбор или процент за свою работу. Он суммируется с наценкам на билеты и проживание.
Чем помог Smartway
В Smartway цены на билеты и гостиницы такие же, как на сайтах поставщиков. Нет скрытых комиссий и сборов, только фиксированная абонентская плата. А экономить помогает умный поиск, корпоративные тарифы и аналитика.
Алина Плеханова
офис-менеджер CDEK
«При выборе авиабилетов платформа рекомендует более выгодные тарифы для экономии. Еще мы добавили в сервис наши корпоративные тарифы в гостиницах, они сокращают расходы. А планировать бюджет на командировки помогает статистика за прошедший период».
Как организуют командировки теперь
1. Регистрируют сотрудников в Smartway один раз
Когда сотруднику нужно в командировку, администратор заводит ему аккаунт на платформе и выдает права на самостоятельное бронирование. Настраивает лимиты стоимости билетов и жилья в тревел-политиках.
Когда сотруднику нужно в командировку, администратор заводит ему аккаунт на платформе и выдает права на самостоятельное бронирование. Настраивает лимиты стоимости билетов и жилья в тревел-политиках.
2. Бронируют билеты и отели за 10 минут
Сотрудник сам выбирает удобные варианты в рамках тревел-политик. Если нужны билеты дороже установленного лимита, отправляет запрос на повышение бюджета прямо внутри Smartway. Ответственный получает уведомление по электронной почте и в личном кабинете и согласовывает запрос в один клик.
Сотрудник сам выбирает удобные варианты в рамках тревел-политик. Если нужны билеты дороже установленного лимита, отправляет запрос на повышение бюджета прямо внутри Smartway. Ответственный получает уведомление по электронной почте и в личном кабинете и согласовывает запрос в один клик.
«В заявке на согласование сотрудник указывает причину, почему ему нужна бронь по повышенной стоимости или невозвратный тариф. Например, в гостинице рядом с местом обучения командированного есть только невозвратные тарифы. Такое мы согласуем».
3. Получают документы сразу после поездки в личном кабинете и по ЭДО
Бухгалтер выгружает авансовые отчеты и принимает закрывающие документы, которые автоматически формируются в личном кабинете сразу после поездки. Оригиналы приходят по ЭДО.
Бухгалтер выгружает авансовые отчеты и принимает закрывающие документы, которые автоматически формируются в личном кабинете сразу после поездки. Оригиналы приходят по ЭДО.
«Сейчас мы не просим оригиналы посадочных талонов или других документов, потому что сервис предоставляет закрывающие документы на все оплаты. Бухгалтер просто сопоставляет забронированные суммы с документами, которые приходят по ЭДО от Smartway».
4. Решают форс-мажоры за несколько минут
Администратор выгружает аналитику платформы и на ее основе решает, какой бюджет нужно заложить на поездки в следующий период.
Администратор выгружает аналитику платформы и на ее основе решает, какой бюджет нужно заложить на поездки в следующий период.
«Недавно у нас переводили сотрудников в новое юрлицо, и мы не у всех успели обновить его в личном кабинете. Сотрудники бронировали поездки, и счет выставлялся на некорректное юрлицо. Но нам не пришлось менять билеты или данные в них. Нам помогли в тревел-поддержке — выставили счет на нужное юрлицо за 5 минут».
5. Планируют бюджет
Закрывающие документы по командировкам формируются в Smartway, поэтому бухгалтерии не нужно запрашивать их у сотрудников или искать в переписках.
Закрывающие документы по командировкам формируются в Smartway, поэтому бухгалтерии не нужно запрашивать их у сотрудников или искать в переписках.
«Во вкладке «Аналитика» можно выгрузить сводку трат по направлениям, департаментам, которые ездили в командировки. Ориентируясь на нее, уже можно заниматься бюджетированием».
Результаты
В 10 раз ускорили бронирование поездок
Экономят на поездках с помощью абонентской платы, умного поиска, корпоративных тарифов и аналитики
Оформляют групповые поездки до 100 человек в пару кликов
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом