Результаты трех месяцев работы с технологией Smartway, которая заменяет агентства делового туризма

Журнал Forbes у многих ассоциируется с миллиардерами и крупным бизнесом, но вот уже 15 лет мы много пишем и о предпринимателях. Да и сама компания, в которой сейчас 160 сотрудников, — вполне типичный представитель среднего бизнеса.

С начала года сотрудники российского Forbes уже съездили в командировки более 160 раз. Много летают по стране не только журналисты, но и менеджеры отдела мероприятий, спецпроектов и другие наши коллеги.

До этого лета мы пользовались услугами одного крупного агентства делового туризма. Но мы понимали, что командировки — типовые операции, которые могут и должны быть автоматизированы. Зачем оплачивать время человека, который будет выбирать билеты за нашего сотрудника? Тем более что в реальности сотрудник тратит больше времени на общение с агентом, чем если бы сам зашел в систему и выбрал нужный рейс.

В качестве нового, технологического, подрядчика мы выбрали Smartway и три месяца назад начали пользоваться их сервисом. Чтобы корректно проанализировать результаты для бизнеса, мы решили посмотреть на сервис с трех сторон и узнать мнение бухгалтерии, финансистов и сотрудников, которые непосредственно организуют командировки.

А теперь подробно и с деталями.

Инициатором внедрения Smartway в нашей компании была Любовь Валова, главный бухгалтер, которая вернулась в Forbes вместе с новой командой.

Про сервис она услышала на одном из семинаров 1С. Для бухгалтерии любой крупной компании командировки — головная боль. Сотрудники, особенно творческие, часто теряют посадочные талоны, переигрывают маршруты в самый неподходящий момент и оттягивают до последнего сбор всех бумажек для авансового отчета.

За коммерческие условия и анализ предложений поставщиков у нас отвечает финансовый директор Милана Преображенская. У нее большой опыт в использовании технологий для управления — 12 лет в «Яндексе» и четыре года в «Рамблере».

Также Smartway сейчас ввел новые тарифы, которые дают возможность работать по постоплате без каких-либо сервисных сборов, просто оплачивая подписку в несколько тысяч рублей. Если у вас много командировок, это значительно выгоднее, чем платить комиссию за каждый билет. Для крупных компаний актуальны программы лояльности: 2-4% от стоимости билетов «Аэрофлота» и S7 возвращаются баллами. При этом персональные бонусы за перелет для сотрудников также остаются.

В Forbes заказом командировок занимаются ассистенты отделов. Поэтому важен интуитивно понятный интерфейс, не требующий специального обучения, и мобильное приложение для заказа билетов и отелей, когда компьютер не под рукой. С этим проблем не возникло — внутри Smartway выглядит как привычный, удобный b2c-сервис, только с дополнительным b2b-функционалом.

«Медиа — это сложный бизнес, мы конкурируем с сотнями интернет-проектов, социальными сетями, ТВ и даже с блогерами, — отмечает Эльмар Муртазаев, генеральный директор „АС РУС Медиа“, бывший главный редактор Forbes (2014−2016 гг.). — В условиях конкуренции руководители часто откладывают улучшение внутренних процессов на завтра, концентрируясь на продажах, а в итоге компания попадает в тупик: из-за неэффективных процессов она отстает, и ресурсов на инновации становится все меньше. Чтобы не оказаться в такой ситуации, мы стараемся использовать лучший опыт, в том числе и героев наших материалов. У Smartway есть клиенты как из классического бизнеса, так и стартапы, которые известны качеством своих внутренних процессов, например Revolut, Skyeng, Gett. Значит, мы в хорошей компании».