Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
«Мы тратили миллионы рублей там, где можно было сэкономить»
Как «Модульбанк» сократил расходы на командировки, летая в 2 раза чаще
1330 сотр.
размер компании
>300
число командируемых
Анастасия Филимонова
Руководитель Центра оценки персонала и корпоративных программ АО КБ «Модульбанк»
Запрос
Разгрузить команду и ускорить организацию поездок
Способ бронирования
Бронирует тревел-менеджер, согласовывает управляющий директор
Инструменты Smartway
Клиент
Модульбанк — первый банк для предпринимателей, который с 2014 года разрабатывает технологичные финансовые продукты и нишевые нефинансовые сервисы, чтобы помогать предпринимателям растить бизнес.
О том, как Smartway помог компании оптимизировать командировочные бюджеты и начать экономить на поездках, рассказывает руководитель Центра оценки персонала и корпоративных программ Блока поддержки бизнеса АО КБ «Модульбанк» Анастасия Филимонова.
Зачем и куда сотрудники ездят в командировки
В основном сотрудники ездят в командировки в 4 крупных города: Москву, Кострому, Новосибирск и Уфу.
Поездки нам нужны, чтобы:
1
встречаться с клиентами лично,
2
участвовать в конференциях и учиться,
3
развивать собственные сети продаж,
4
организовывать стратегические сессии для IT-отделов, менеджеров по продажам и продуктам,
5
проводить корпоративные мероприятия.
Почему до 2020 года организовывать командировки было сложно и дорого
Модульбанк подключил Smartway в конце 2017 года. Но активно использовать сервис стали только в следующем году. Командировок было много, согласовывали их хаотично, а сам процесс организации не был автоматизирован. Могли целый день согласовывать билеты и отели, потому что делали это по телефону или почте в день командировки.
Не контролировали покупки сотрудников
Не было ответов на простые вопросы: зачем сотрудник поехал в командировку на день раньше или в выходной, почему город отличается от того, который указан в заявке, почему срок командировки более 2 недель и чем обоснован этот срок.
Когда я начала изучать покупки, стало понятно:
1
мы переплачиваем в несколько раз за билеты и проживание,
2
не хватает инструментов, которые бы помогали следить за покупками, тратами и целями.
Сейчас я могу спокойно написать управляющему директору: «Командировка стоит дорого, считаю ее необоснованной и прошу перенести сроки». Раньше я не принимала таких решений.
Затраты «Модульбанка» на командировки за шесть лет. С 2018 года поездки стали организовывать через Smartway
Не анализировали расходы
До 2019 года аналитика у нас сильно хромала: предыдущие подрядчики не предоставляли никаких данных по поездкам, приходилось самой собирать все вручную, чтобы составить бюджет.
Долго собирали «закрывашки»
Раньше закрывающие документы нужно было отдельно запрашивать через электронную почту. То есть приходилось обрабатывать все вручную: бухгалтерия присылала мне список нужных закрывающих —>я отправляла его подрядчику. В лучшем случае закрывающие могли прислать через несколько дней, в худшем — через месяц и больше. Из-за этого мы часто затягивали со сроками сдачи командировочной отчетности.
Почему выбрали Smartway
Когда я только пришла в «Модульбанк», компания работала сразу с тремя сервисами для деловых поездок. Но нам нужно было качество, а не количество, поэтому мы приняли решение продолжать работу с одним подрядчиком.
Для этого я лично изучила каждый сервис. Сравнив показатели по всем трем, я оставила Smartway.
В первую очередь я обращала внимание на то, как устроен сервис, и как он помогает экономить деньги и время. Вот какие преимущества Smartway по отношению к остальным сервисам я нашла.
Для этого я лично изучила каждый сервис. Сравнив показатели по всем трем, я оставила Smartway.
В первую очередь я обращала внимание на то, как устроен сервис, и как он помогает экономить деньги и время. Вот какие преимущества Smartway по отношению к остальным сервисам я нашла.
Экономит время тревел-менеджера
С другими подрядчиками мне приходилось отправлять сотрудникам билеты и брони отеля либо по почте, либо в мессенджерах. То есть сначала я скачивала в сервисах все нужные брони, а потом вручную рассылала их лично каждому сотруднику.
Я тратила время на то, что можно было сделать автоматически. В Smartway билеты и гостиничные брони уходят прямиком к адресату. Мне не нужно совершать никаких лишних действий.
С другими подрядчиками мне приходилось отправлять сотрудникам билеты и брони отеля либо по почте, либо в мессенджерах. То есть сначала я скачивала в сервисах все нужные брони, а потом вручную рассылала их лично каждому сотруднику.
Я тратила время на то, что можно было сделать автоматически. В Smartway билеты и гостиничные брони уходят прямиком к адресату. Мне не нужно совершать никаких лишних действий.
В нем легко разобраться
Чтобы не обучать каждого сотрудника, я старалась выбрать простой сервис. У Smartway понятный интерфейс: зашел в личный кабинет — и через 5 минут уже знаешь, где купить билеты, забронировать отель, трансфер или где найти аналитику.
Чтобы не обучать каждого сотрудника, я старалась выбрать простой сервис. У Smartway понятный интерфейс: зашел в личный кабинет — и через 5 минут уже знаешь, где купить билеты, забронировать отель, трансфер или где найти аналитику.
Тревел-поддержка помогает 24/7
Для меня было важно, как быстро отвечают в чате сервиса и решают проблемы. В Smartway качественная и круглосуточная поддержка.
Для меня было важно, как быстро отвечают в чате сервиса и решают проблемы. В Smartway качественная и круглосуточная поддержка.
Можно анализировать затраты
У Smartway есть встроенные аналитические инструменты, с которыми я планирую бюджет, отсматриваю цены на билеты, отели и корректирую сметы.
У Smartway есть встроенные аналитические инструменты, с которыми я планирую бюджет, отсматриваю цены на билеты, отели и корректирую сметы.
Закрывающие документы формируются автоматически
Теперь мы создали бухгалтеру личный кабинет в Smartway. Она самостоятельно заходит туда, чтобы посмотреть акты и сверить со всеми «закрывашками» по командировкам.
Теперь мы создали бухгалтеру личный кабинет в Smartway. Она самостоятельно заходит туда, чтобы посмотреть акты и сверить со всеми «закрывашками» по командировкам.
Как оптимизировали организацию командировок
Чтобы сократить бюджет на командировки, а также начать контролировать траты, мы с командой стали пошагово менять подход к их организации.
Билеты и отели стал искать тревел-менеджер, а не сотрудники
Я собрала динамику ценообразования и смогла подсветить, сколько мы переплачивали за услуги, когда их выбирали сами сотрудники. Поэтому покупать билеты и бронировать отели стала за них я.
Вот что еще я сделала, чтобы сократить расходы:
1
Перестала добавлять к заказам ранние заезды и поздние выезды в гостиницах: они увеличивают цены на проживание в 1,5 раза. При этом если сотрудник может обосновать, зачем ему нужен ранний чекин, я оплачиваю эту услугу.
2
Отменила командировки, которые выпадали на выходные дни: по законодательству такие деловые поездки оплачивают в двойном размере.
3
Оптимизировала вылеты топ-менеджмента: убрала их полеты бизнес-классом.
Стали оценивать целесообразность поездок
Аналитика мне помогает подсвечивать те места в организации командировок, где можно еще оптимизировать и улучшить. Например, благодаря ей я смогла отследить влияние билетов, купленных заранее, на общий бюджет.
Я и раньше понимала, что чем раньше купить билет, тем он будет дешевле, но когда у тебя перед глазами аналитическая сводка с конкретными цифрами, это уже возможность экономить и грамотно планировать поездки.
Как мы организовываем командировки сейчас
На каждый тип задач в Jira мы создаем свой бизнес-процесс и учитываем его индивидуальный сценарий. Например, путь заявки, кто отвечает за командировку, ее исполнитель, кто согласовал и т.д.
Сервис Jira у нас интегрирован с «1С», поэтому все исполнители и блоки подтягиваются автоматически без ошибок и неточностей.
Сервис Jira у нас интегрирован с «1С», поэтому все исполнители и блоки подтягиваются автоматически без ошибок и неточностей.
Так выглядит схема бизнес-процесса по организации командировок «Модульбанка»
Создаем заявку в системе Jira, она уходит на согласование к руководителю и тревел-менеджеру
Тревел-менеджер рассчитывает суммы из заявки через Smartway и отправляет на согласование
Если перерасход бюджета, тревел-менеджер пишет в комментарии, как лучше оптимизировать поездку
Если заявку согласовали, тревел-менеджер начинает ее обрабатывать.
После согласования с сотрудником билетов и гостиницы, выкупаем их в Smartway
Билеты и ваучер на проживание в гостинице автоматически уходят на почту сотруднику.
Создаем Приказ на командировку, вкладываем эту задачу и отправляем сотруднику на подпись, нажав одну кнопку.
Так выглядит заявка на командировку
Задача автоматически прилетает руководителю отдела кадров, он нажимает «подписать»
Поступает уведомление в бот — кнопка «подписать» самому сотруднику
Приказ на командировку подписывают онлайн. Авансовый отчет подписывает сотрудник в боте.
Результаты:
С помощью Smartway в «Модульбанке»:
Автоматизировали командировки — стали тратить на организацию поездок в два раза меньше времени
Контролируют покупки сотрудников и экономят миллионы рублей, которые в частности набегали за дополнительные услуги (поздний/ранний чек-ин, командировки в выходные и т.д.)
Анализируют командировочные затраты при помощи встроенных инструментов Smartway и без ошибок планируют годовой бюджет.
Сэкономили время и нервы бухгалтеру — теперь вся отчетность формируется автоматически и доступна в одном сервисе
Подключили через API Smartway систему Jira, в которой привыкли управлять крупными проектами компании. Теперь в ней планируют и согласовывают командировки.
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом