Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
«Мы привыкли работать на доверии. Если поставщик завышает цену без предупреждения, мы уходим»
Как компания Полати нашла надежного подрядчика для организации командировок и оптимизировала деловые поездки
>5 млрд. ₽
оборот компании
±1000
количество командируемых
±1000
количество поездок в месяц
Марина Салоид
Руководитель отдела координации
Запрос
Начать экономить время и деньги на организации командировок
Способ бронирования
Поездки организует отдел координации
Инструменты Smartway
Клиент
«ПОЛАТИ» более 10 лет обслуживает крупные строительные и промышленные объекты. Компания продает, арендует и монтирует современные системы строительных лесов. Также «ПОЛАТИ» основала собственный учебный центр, в котором готовят и обучают высококвалифицированных специалистов.
Марина Салоид, Руководитель отдела координации Полати
Куда ездят в командировки
Командировки в компании устроены вахтовым методом. В среднем на объекты и обратно отправляют 1000 специалистов в месяц. География деловых путешествий — от Воронежа до Алма-Аты. Сами сотрудники проживают в разных точках России. На вахты их перемещает отдел координации.
Марина Салоид
Руководитель отдела координации
«Всего в нашем отделе 9 человек. Основная задача — как можно быстрее найти специалистов, и отправить их на объекты с минимальными денежными затратами. Основная задача — обзвонить и собрать специалистов. Например, к нам поступает заявка о том, что на одном вахтовом объекте нужно 100 человек для монтажа строительных лесов. Менеджеры обзванивают базу контактов, обговаривают условия, дату поездки и формируют список. Затем покупают билеты, и рабочие едут в командировку.»
Почему ушли от предыдущего поставщика
До Smartway компания сотрудничала с другим онлайн-сервисом по организации командировок. Но он не подходил «Полати» по ряду причин.
Неудобный интерфейс
На платформе прошлого подрядчика нельзя было хранить все данные о сотрудниках. Каждый раз менеджеру приходилось вбивать одни и те же данные. Это не только отнимало рабочее время, но и приводило к ошибкам.
На платформе прошлого подрядчика нельзя было хранить все данные о сотрудниках. Каждый раз менеджеру приходилось вбивать одни и те же данные. Это не только отнимало рабочее время, но и приводило к ошибкам.
Ненадежная техподдержка
В день компания покупает около 100 ж/д и авиабилетов. Если из сотрудников кто-то заболеет, придется оперативно менять или сдавать билеты. У прошлых сервисов нельзя было обменять билеты из личного кабинета, а техподдержка игнорировала запросы. Компания теряла много денег и времени на отменах и возвратах.
В день компания покупает около 100 ж/д и авиабилетов. Если из сотрудников кто-то заболеет, придется оперативно менять или сдавать билеты. У прошлых сервисов нельзя было обменять билеты из личного кабинета, а техподдержка игнорировала запросы. Компания теряла много денег и времени на отменах и возвратах.
Скрытые наценки на билеты
В итоге компании пришлось разорвать контракт из-за финансовых разногласий.
В итоге компании пришлось разорвать контракт из-за финансовых разногласий.
Марина Салоид
Руководитель отдела координации
«В конце отчётного периода у нас не сошлись условия по оплате из-за завышенной стоимости ж/д билетов. Самое неприятное, что о дополнительных сборах нас не предупреждали.»
Почему пришли в Smartway
Компания полгода искала новую платформу. Для «Полати» было важно, чтобы сервис обрабатывал в одном окне все процессы, необходимые для организации командировок.
+
Купить билеты
+
Забронировать жилье
+
Заказать такси
+
Согласовать поездки
+
Проанализировать затраты на командировки
+
Сформировать бухгалтерскую отчетность
Это ускоряет и упрощает работу сотрудникам — тревел-менеджерам, бухгалтерам и руководителям.
Как используют сервис
Покупают билеты, бронируют отели и заказывают такси в одном окне. Для компании важно, что все услуги — в одном окне. Можно подбирать, согласовывать, бронировать и оплачивать услуги в рамках одного сервиса. Там же — связываться с поддержкой и формировать аналитику.
Марина Салоид
Руководитель отдела координации
«Чтобы выбирать лучшие варианты, нам важно иметь возможность оперативно сравнивать цены поставщиков. Smartway сразу показывает стоимость билетов у разных авиакомпаний: у одной дешевле, у другой — удобнее вылет и так далее.
Раньше мы заходили на сайт каждого поставщика и сравнивали стоимость билетов — это долго. Конечно, удобно, когда все в одном месте. Это же касается и поиска гостиниц."
Раньше мы заходили на сайт каждого поставщика и сравнивали стоимость билетов — это долго. Конечно, удобно, когда все в одном месте. Это же касается и поиска гостиниц."
Интегрируют со своей системой управления персоналом
У «Полати» огромная и непостоянная база сотрудников. Кто-то болеет, кто-то в отпуске или уволился, но снова готов работать. Чтобы набрать достаточно сотрудников для работы и иметь полную загрузку, нужно чтобы эта база была постоянной и актуальной.
Ни один из готовых сервисов не подходил, поэтому в компании разработали свою систему управления персоналом. В ней хранятся паспортные данные сотрудников, история их работы в компании, а также детальная информация о каждой командировке.
Марина Салоид
Руководитель отдела координации
«Одно из преимуществ Smartway — открытый API, который позволил нам интегрировать свое ПО. Это возможно далеко не с каждым сервисом, с которым нам приходилось работать. Такая интеграция позволяет нам не только загружать список сотрудников, но поддерживать его актуальность.
Если у нас появляется новый сотрудник, который еще не ездил через этот сервис, он автоматически добавляется в систему Smartway"
Если у нас появляется новый сотрудник, который еще не ездил через этот сервис, он автоматически добавляется в систему Smartway"
Организуют сложные маршруты
Большинство рабочих объектов «Полати» находится в таких местах, куда непросто добраться одним видом транспорта. Поэтому выбранный сервис должен был иметь возможность:
1
Составлять сложные маршруты
2
Cравнивать цены у разных поставщиков
Анализируют затраты
на командировки
на командировки
Компании, которые анализируют затраты на командировки, лучше планируют бюджет, больше экономят и допускают меньше ошибок. Многие анализируют только общие затраты на командировки и их количество за определенный период.
Если подходить к аналитике точечно, можно сделать выводы, на основе которых легче принять решения. «Полати» использует аналитические инструменты Smartway сразу по нескольким срезам: билеты, вид транспорта, направление. Это помогает компании понимать, где можно сэкономить в будущем.
Марина Салоид
Руководитель отдела координации
«У нас объединены два юрлица в одном личном кабинете. В Smartway можно указывать, с какого юридического лица будет списание за покупки для конкретного сотрудника. Сервис полностью исключает путаницу и позволяет избегать лишних расходов в будущем.
Благодаря аналитике мы оцениваем, сколько было куплено билетов для «Полати», а сколько для нашего второго юрлица «Поларктика». Ничего не нужно искать, высчитывать — система по запросу выдает понятную инфографику по всем нужным срезам."
Благодаря аналитике мы оцениваем, сколько было куплено билетов для «Полати», а сколько для нашего второго юрлица «Поларктика». Ничего не нужно искать, высчитывать — система по запросу выдает понятную инфографику по всем нужным срезам."
Удобно, что сервис и поддержка теперь в одном месте. Если у нас возникают проблемы, мы пишем в чат, и менеджеры поддержки помогают их решить.
Результаты
Компания нашла сервис, который позволяет контролировать затраты, масштабировать и оптимизировать процессы командировок.
Стали экономить рабочее время благодаря API. Интеграция избавила менеджеров «Полати» от ручного ввода и ошибок — вся информация о тысячах сотрудников обновляется автоматически.
Стали экономить деньги благодаря оперативной поддержке и возможности сервиса самостоятельного обменивать и возвращать билеты.
Хотите так же?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом